Gagner du temps, c’est une manière de DÉCIDER de son temps. La rubrique regroupe les trucs, les astuces, les bonnes pratiques pour gagner vraiment du temps.

C’est fait ! En une fois…

Ma maman, quand elle avait fini de préparer une béarnaise, de cuire une tarte aux pommes maison disait deux mots magiques : « C’est fait ! » Ce qui signifie fini, bien fait, en une fois et évite la « corvée » de la reprise ! La pâte feuilletée l’était réellement « comme de la dentelle » !

C’est fait en une fois

Imaginez faire les choses en une fois, en une seule fois, à chaque fois ! Vous le ferez en une fois aussi difficiles qu’elles puissent a priori vous paraître ! Faites les choses en une fois en les réussissant renforcera votre crédibilité professionnelle et confirmera votre estime de vous-même ; votre conscience de vous-même et votre confiance en vous. Et supprimera le temps de la reprise.

L’expérience du temps définit deux lois :

la loi de la durée optimale définit une durée optimale pour réaliser une tâche. Au delà de cette durée définie en fonction de la personne, de la tâche et de la compétence, l’efficacité décroît.

La loi de la réussite : imaginer la réussite, visualiser la réussite, se voir en train de réussir provoque la réussite quand elle est possible et la rend possible.

C’est fait, c’est pro

C’est fait est toujours l’expression d’un « pro ». Ma maman était un « vrai » cordon bleu. Elle avait fait son « cours ménager », maîtrisait les trois bases de la cuisine : le geste, le feu et le temps. Elle préparait sa pâte feuilletée à partir d’un puit de farine, pesée à l’oeil, au gramme près, sans balance. Et la réussissait à chaque fois comme une pro ! C’est fait renvoie à la maîtrise de son art c’est à dire d’un métier fait d’une pratique, de gestes, d’opérations  qui deviennent à force de répétitions réussies presque machinales.

C’est fait ! »signifie fini, bien fait, en une fois, une fois pour toutes ! Ce qui évite la « corvée » de la reprise !

La triple action du chairman

Un chairman dirige LA réunion. Il respecte les trois unités : l’action, l’action, l’action. L’unité d’action se décline sous trois formes : un délai de mise en route ou le «one minute management !», une entrée en matière immédiate et une méthode de travail mettant en action chacun.

Action : Le one minute management

Le délai de mise en route,  notion inventée par Edward Terence Hall est décrite dans Le langage silencieux. Il décrit la gestion du temps dans les cultures latines, relationnelles privilégiant la qualité des échanges et les cultures anglo-saxonnes, rationnelles et centrées sur le « contenu » l’objectif à atteindre.

Souvent l’animateur rappelle le contexte, que tout le monde connaît sans doute parfaitement, prend le soin de faire un tour de table et annonce un thème de travail. Ce temps d’exposition, solitaire peut durer près de 10 minutes. Il prend la forme d’un monologue, sans échange, demande de validation  par les participants présents.

L’action : une minute, un « os à ronger », une méthode

1 – Un chairman prend l’ascendant en moins d’une minute. Il prend sa place, prend appui sur le silence qui apaise et relie et un regard qui « écoute » chacun sans juger.

2 – Un chairman entre dans le vif du sujet par « L’os à ronger », le sujet difficile à traiter ou impopulaire. L’os à ronger est défini sous forme d’une problématique c’est à dire en une phrase rédigée comme : « réduire les frais de déplacement de 10% dans les 2 mois »

3 – Un chairman dirige l’échange en proposant une « méthode de travail ». La plus simple consiste à demander à chacun de rédiger ses questions avant de les poser, d’écouter vraiment avant de répondre et de prendre la parole pour proposer au lieu de juger, de supposer ou de critiquer.

L’unité d’action intègre un délai de mise en route, une entrée en matière immédiate et une méthode de travail constructive.

 

Six fois un : gagner du temps

Ce billet a pour objectif de dresser une liste de « 1 » pour gagner du temps dans ses relations avec les autres et pour vraiment avancer sur ses priorités. 1 signifie une chose, un temps, une fois, une durée et LA première place.

« L’enfer c’est les autres » Jean-Paul Sartre

Les 3 C – communication, convivialité, correspondance atomisent et déstructurent votre temps.

« Une minute ne signifie jamais une minute » Alec Mackenzie et vous le savez bien. 1 conseil : gardez le silence quand vous entendez cette phrase ou comptez lentement jusqu’à trois avant de répondre. L’impétrant qui est impatient sera déjà parti !

Un temps calme : Nos enfants apprennent à la crèche pour faciliter la « socialisation » à vivre des « temps calmes » solitaires, silencieux et somnolents pendant les deux siestes du matin et de l’après-midi. 1 conseil : vivez un temps calme par demi-journée. Trois minutes suffisent en arrêtant de faire, de penser et d’imaginer…

Un  temps protégé : la première chose que vous faites le matin est de lire vos mails, que vous avez déjà survolé sur votre smartphone… 1 conseil : allumez votre smartphone et votre messagerie à 10 heures. Vous gagnerez 1 heure de tranquillité à consacrer « seul » à votre priorité « 1 ».

Que vais-je faire de bien aujourd’hui ? » Benjamin Franklin

Faites les choses dans l’ordre. Posez-vous la « bonne question » du matin, tout le reste suivra.

Un « Que vais-je faire de bien aujourd’hui ? » était la question que se posait Benjamin chaque matin à cinq heures du matin, après sa prière… 1 conseil : identifiez une chose de bien à faire aujourd’hui !

Un définit LA priorité ou mieux LA tâche importante 1 conseil : pensez la veille, avant de dormir, votre priorité du lendemain

Premier est un nombre ordinal définissant la première place dans une série. Prenez votre place : voyagez en « première » 1 conseil : Faites en premier votre priorité 1″ et consacrez-lui au moins 1 heure par jour, le matin avant 10 heures par exemple 😉

 

 

Un captain poursuit un objectif

L’anglais utilise trois mots au lieu d’un en français, pour désigner l‘objectif : goal, l’ambition d’une vie, une vision, purpose, un objet concret, commitment, un engagement. En français, le terme objectif  intègre ces trois notions. Il est confondu avec vision, dessein, souhait, voeu, intention, qui minimisent la réalité de l’engagement personnel. La notion d’objectif est étrangère à la culture latine dans les réunions de travail et pour traiter de tous les objets qui ne sont pas, a priori, mesurables.

L’objectif est un engagement

Le « captain » définit un objectif concret validé par l’ensemble du groupe.

Au lieu de prononcer le mot et d’énoncer la chose, sous la forme d’une phrase courte contenant un but  réalisable et concret, les animateurs sont dans l’évocation d’un contexte, d’un thème de travail ou du plaisir d’être réuni ensemble… En général, l’animateur formule des intentions, « faire bien », des pistes, «réduire les coûts et appliquer les procédures » ou des souhaits d’amélioration.

L’objectif est rédigé

 La clé de la réussite du « captain » réside dans le respect de trois étapes concrètes :

1 – Rédiger votre objectif en une phrase d’une dizaine de mots commençant par un verbe d’action à l’infinitif. Par exemple pour un projet transversal : « identifier deux personnes prêtes à consacrer 1 heure par jour pendant 2 mois. »

2 – Énoncer votre objectif en début d’entretien ou l’afficher en début de réunion au public présent. Votre premier mot, après les rituels d’accueil doit être : « Mon objectif est de… » Curieusement lorsque le mot intention ou souhait remplacent celui d’objectif, le résultat est insatisfaisant.

3 – Valider un objectif partagé par votre interlocuteur ou le groupe, ce qui suppose une reformulation individuelle, un échange avec les personnes qui pensent différemment et une rédaction commune.

Recommandation : rédiger votre objectif en une phrase d’un dizaine de mots commençant par un verbe d’action à l’infinitif suivi d’un résultat.

Une réunion est dirigée par un chairman !

La réussite d’une réunion de travail repose sur la maîtrise du temps, de la relation et des échanges. Pour faire un « vrai » diagnostic de vos réunions, posez-vous les questions suivantes : Combien de temps a duré votre réunion ? Qui a dirigé et qui a contribué réellement la réunion ?

Calculer les trois temps

– Premier temps : le temps réel de la réunion, comparé au temps annoncé sur la convocation et vous aurez des petites surprises, des décalages de 5 à 15 minutes…

– Second temps : le temps utile de réunion, consacré à résoudre les problèmes professionnels qui sont la matière de la réunion. Parfois le temps utile est inférieur à 60% du temps réel de la réunion.

– Troisième temps : le temps consacré à « autre chose » que l’objet de la réunion. Ces « passe-temps », des apartés sans rapport avec l’objectif initial et partagé, peuvent représenter 20% du temps total de votre réunion.

Le « chairman » dirige la réunion

La gestion de la relation : l’animateur dirigeait-il réellement la réunion ? Il existe trois animateurs possibles : l’hôte qui s’occupe du « thé et des gâteaux », l’animateur qui donne la parole à chacun et le « Chairman » qui dirige vraiment les débats, accepte la « confrontation » et le « face à face » vers un objectif partagé. Seul le dernier est efficace.

La gestion des échanges constructifs ou critiques pendant la réunion. Un mot de travers, un malentendu, une divergence d’appréciation parfois fondée, peuvent détruire la réunion… La réunion devient un champ clos de règlement de comptes au lieu de régler des problèmes…

La réussite d’une réunion de travail repose sur la maîtrise du temps, de la relation et des échanges. Diriger la réunion, à partir d’un objectif partagé et d’une contribution active des participants sont les trois clés de la réussite. « Animation » renvoie à l’âme. Une réunion de travail n’a « pas d’âme » : elle doit être vraiment dirigée.

30 minutes pour régler ses problèmes personnels

30 minutes par jour pour gérer ses problèmes personnels au travail démontre la porosité entre le domaine personnel et professionnel. Il s’agit d’une « tolérance » accordée par l’employeur. Aucune disposition légale ou contractuelle ne définit le temps internet. La liberté et la mesure sont donc la règle.

* Source : sondage cabinet de recrutement Robert Half auprès de 100 DSI en France en décembre 2014

Trois profils de DSI :

Des DSI tolérants : 44% accordent de 16 à 30 minutes journalières

Des DSI réticents : 42%. limitent le temps personnel à 15 minutes (entre 6 et 15 minutes). 8% limitent ce temps à 5 minutes.

Des DSI intolérants : 6% refusent à leur salarié cette faculté.

16 minutes par jour c’est 60 heures de travail perdu par an !

16 minutes par jour c’est 5 heures par mois et 60 heures par an c’est à dire plus d’une semaine de travail « volée » à l’employeur…Un temps à la fois !

Les cadres agissent dans le cadre d’un forfait horaire avec une obligation de résultat. Ils s’organisent librement. Le temps de travail prescrit est en pratique plus élevé que le temps de travail légal. La multiplicité des interlocuteurs dans le fonctionnement en mode projet démultiplie les temps vécus avec chacun d’eux dans des échanges virtuels privilégiés au détriment du règlement de problèmes dans un face à face personnel.

Un manager est payé pour régler des problèmes. Internet est un outil de communication permettant d’échanger de l’information en temps réel qui ne règlera jamais, à lui seul, un problème. Wolkswagen et Atos coupent les serveurs entre 19 heures et 8 heures du matin pour limiter le temps consacré aux écrans.

Les salariés peuvent bénéficier d’un temps de 30 minutes par jour pour régler leurs problèmes personnels au travail. Ce qui démontre la porosité entre domaine personnel et professionnel. La liberté et la mesure sont donc la règle. Et le plus simple : vivre dans la mesure du possible un temps à la fois !

 

MAYA : raccourcir le délai

MAYA, une statue ? Most Advanced Yet Acceptable a été « imaginé » par Raymond Loewy pour réussir dans un délai volontairement trop court. Imposer un délai trop court est une condition de réussite d’un projet ! Raymond Loewy, designer du Streamline, il dotait l’Amérique des années trente à soixante-dix de formes aérodynamiques pour des industriels pressés de gagner plus et de vendre toujours plus.

MAYA : raccourcir le délai de chaque étape d’un projet

L‘Avanti,  voiture de sport révolutionnaire de Studebaker, a été imaginée, dessinée et développée en un mois, du 19 mars au 27 avril 1961. (page 180 Design industriel) Le développement d’une voiture aujourd’hui prend deux ans… Loewy a pratiqué la règle des « 3 unités « pour réussir ce « pari fou » :

L’unité de lieu : « un deux-pièces dans le désert où les trois designers…pourraient travailler et dormir »

L’unité d’action : « J’ai nommé Johnny Ebstein, un excellent designer et organisateur, responsable du projet. Sa tâche consistait à maintenir ses deux collègues dans la ligne de l’objectif imparti. »

L’unité de temps : imaginer, dessiner et présenter une maquette grandeur réelle en un mois –  19 mars/27 avril 1961. (page 180 Design industriel Chêne)

MAYA fait gagner du temps et de l’argent : « Pour l’Avanti, une grande partie des dépenses a été consacrée aux billets d’avion entre la Californie et l’Indiana, plus quelques caisses de champagne aux moments opportuns. »

MAYA : les trois secrets

1 – Définissez 1 objectif clair et unique : « Développer une voiture de sport révolutionnaire en un mois ! » Ce projet est une « brève histoire qui finit bien ». Les designers considèrent l’Avanti comme la DS, une voiture unique.

2 – Investissez le « temps contraint « totalement » 24 heures sur 24 : le choix du « désert » de Palm Springs en Californie crée un « isolement » naturel et renforce l’obligation de travailler. Il n’y a rien à faire d’autre !

3 – Limitez  à 3 le nombre de vos collaborateurs !

Imposer un délai trop court est une condition de réussite d’un projet !

La joie fait gagner du temps

Séduisante et contagieuse, la joie inspire confiance. La joie fait gagner du temps ! Nous sommes traversés par six émotions essentielles dont chacune a son revers. La colère peut dériver dans la violence. Le dégoût, la tristesse vous isolent. La surprise et la peur peuvent paralyser. La joie est la seule émotion vraiment positive.

La joie 5 A fait gagner du temps

La joie est une émotion  5 A

1 – Acceptation inconditionnelle de la réalité telle qu’elle est. Les personnes heureuses ont fait la paix avec leur passé qui est dé-passé, mort et donc accepté parce qu’il nous constitue.

2 – Affirmation sereine : la joie s’entend. Lorsqu’une personne dit « je », parle en son nom, affirme des points de vue constructifs dénués d’intérêt personnel.

3 – Autorisation sans limite : Les personnes joyeuses prennent leur place sans demander l’autorisation. Les personnes joyeuses vous font une place sans vous demander votre autorisation et vous la prenez sans l’avoir accordée consciemment parce qu’elle est juste.

4 – Authenticité : la présence physique et émotionnelle, la spontanéité et l’aptitude à créer instantanément un lien simple avec chacun est un marqueur de la joie.

5 – Attention : une personne joyeuse pratique une vraie présence à l’autre, parce qu’elle a fait la paix avec elle-même d’abord… Des marques d’attention subtiles la révèlent : un regard, un soin ou un éclat de rire, une écoute qui ne n’interroge pas, n’argumente pas, ne projette pas « son » point de vue pour avoir le dernier mot.

La joie est séduisante : elle inspire confiance

La joie est séduisante. Expression de la vie, elle donne envie. Elle dynamite les barrières,  les a priori ou les pré-jugés. La joie rassure instantanément. Une personne joyeuse se « livre »et démine les « pièges » imaginaires… La joie est présence ! La confiance est acquise sans condition et sans délai.

La joie est la seule émotion vraiment positive. Séduisante et contagieuse, la joie inspire confiance.

Le délai de route est utile

Le délai de route définit le temps de trajet nécessaire pour se rendre à un rendez-vous. Le délai de route fait gagner le temps de mise en route. C’est un temps utile. Dans l’administration il est compté et payé. Dans la vie courante, cette notion est occultée, oubliée ou méconnue de manière consciente ou inconsciente.

Le délai de route fait gagner le temps de mise en route

Se rendre à un rendez-vous demande un temps incompressible, mesurable et utile.

Un temps incompressible : la téléportation et le don d’ubiquité, sont, pour le moment, de l’ordre de l’imagination.

Un temps mesurable : l’expérience, c’est à dire la répétition d’un trajet mesure un délai standard. A Paris, j’utilise trois délais standard : 15 minutes dans l’arrondissement, 30 minutes pour traverser la moitié de Paris, 60  pour parcourir les 10 kilomètres de la Porte d’Auteuil à La Nation en bicyclette, en respectant les feux rouges !

Un temps utile : le délai de route est utile, sans objet défini, propice à la réflexion et à la préparation mentale de votre prochain rendez-vous. Votre interlocuteur « enchaîne » des tâches sans interruptions… Cette préparation fait gagner 20% du temps en supprimant le temps de « prise de contact » et le « De quoi s’agit-il ? ». Vous le savez déjà !

Les trois stratégies de fuite : occulter, oublier, méconnaître

Le Narcissique occulte « son » délai de route et « impose » son « retard » assumé et systématique à son interlocuteur. L’occultation fonde le « pouvoir sur » et accroît la dépendance.

Le Distrait oublie le « délai de route ». « Fâchée » avec l’heure, elle vit un temps intérieur dont la durée est plus longue.

La « victime » le  méconnaît, le « sous-estime », ne le valide pas…Et se plaint publiquement !

Le délai de route définit le temps de trajet nécessaire pour aller à un rendez-vous. Paradoxalement utile, le délai de route utilisé à réfléchir, fait gagner le temps de mise en route.

Un sujet, un verbe, un complément !

« Un sujet, un verbe, un complément pas toujours ! » affirmait l’homme politique radical, Georges Clémenceau. Le plus simple pour être compris est de faire des phrases. La rédaction de billets obéit aux mêmes règles d’économie et d’humilité. Ces deux règles garantissent l’efficacité de votre prose.

Économie : 300 mots, 2 paragraphes, 3 points

300 mots : les moteurs de recherche « intelligents » ont défini un impact optimum de 300 mots, au mot près. 300 mots sont lisibles d’un seul coup d’oeil, en une seule fois, sur un écran. Toute l’information est disponible sur la page. Il s’agit de l’application du principe du « one page memo » inventé par Procter et Gamble dans les années trente.

2 paragraphes :  deux idées force structurent les billets. Le cerveau retient aisément deux idées structurant une alternative, une opposition, un paradoxe, une illustration du propos ou du thème développé.

3 points : j’utilise la liste des « 3 volets » inventée par les Grecs anciens. Un argument est isolé et son impact limité. Deux arguments créent un débat parfois stérile : « pour ou contre ».  Trois points développant une idée force, affirment un point de vue et ouvrent un échange possible. Au delà, le lecteur se perd et vous perdrez définitivement le lecteur…

Humilité : communiquer c’est faire simple, faire part, rendre service

Faire simple pour l’internaute. Il lit de haut en bas, parfois debout en marchant, sur un écran. L’information essentielle est, bien sûr, contenue dans le titre et la première phrase. Le billet est rédigé. La conclusion reprend l’idée force développée dans le premier paragraphe.

Faire part ou tenir ses promesses : le contenu du billet doit correspondre au titre.

Rendre service : un billet conçu, rédigé, mis en page, illustré, validé, sécurisé et mis en ligne en quarante cinq minutes est lu en 20 secondes environ…

« Un sujet, un verbe, un complément pas toujours !« . Le plus simple pour être compris est de faire des phrases.